De senaste decennierna har fler och fler kontor designats om till kontorslandskap, vilka leder till mer kommunikation, mer samarbete, lättare spridning av kunskap och att alla blir uppdaterade. Kontorslandskapen skapar en naturlig gemenskap.
Det finns alltså fördelar och det finns människor som trivs i dessa landskap. Men många trivs inte i denna arbetsmiljö. Stress, buller och svårigheter att koncentrera sig är några av nackdelarna som framkommit. Det verkar som om sjukdagarna har ökat på arbetsplatser som övergått till kontorslandskap. Redan innan coronapandemin konstaterade man att en orsak till högre sjukskrivning är att smittspridningen är större på kontorslandskap.
Men vad är då ett kontorslandskap? Följande indelning görs:
Cellkontor 1 person/kontor
Delat kontor 2-3 personer/kontor
Litet kontorslandskap 4-9 personer
Medelstort 10-24 personer
Stort 25 – personer
Kontorslandskapet har inga fasta väggar utan arbetsplatser och mötesplatser skiljs av genom låga bokhyllor och växter. Det kan också finnas avskiljare som skiljer skrivborden åt helt. Det kallas då för ”arbetsbås”. Men det finns också olika typer av kontorslandskap:
Traditionellt alla har en fast plats i det öppna landskapet
Flex inga fasta arbetsplatser utan man tar en plats som är ledig.
Aktivitetsbaserade landskapet delas in i zoner för olika uppgifter
Kombi det finns egna rum och rum för samarbete.
Studier har visat att alla kontorslandskap ställer högre krav på städning och ventilationssystem om inte spridning av smitta ska ske. Smitta kan röra sig friare i kontorslandskap likväl som att viruspartiklar kan sitta kvar på gemensamma ytor. Just ventilationssystem har visat sig var ett problemområde i moderna byggnader. Problemen består i att det inte går att öppna fönster, och att ventilationen sköts automatiskt och därför inte går att styra (vilket stressar).
Tuija Muhonen, (professor i arbetsvetenskap vid Malmöuniversitet) och Hanne Berthelsen, (docent i ledarskap och organisation vid Malmöuniversitet) har gjort en studie på aktivitetsbaserade arbetsplatser (ABW).
Vid två fakulteter i huset Nigara (Malmöuniversitet) införde man aktivitetsbaserade arbetsplatser, för att det ansågs kostnadseffektivt, samt gynna kreativitet och sociala relationer. Muhonen och Berthelsen gjorde en enkätundersökning bland de anställda. 2015 skickade de ut en enkät till 217 anställda (51% svarade) och 2016 skickade de ut 200 enkäter (47% svarade). 2018 sammanställde de enkätundersökningen.
86 % av de anställda valde alltid samma arbetsplats trots att de skulle välja utifrån de olika aktivitetszonerna. Den sociala gemenskapen upplevdes ha minskat då fler valde att arbeta hemifrån. Social support upplevdes också ha minskat mellan kollegor och mellan handledare och doktorander. Det visade sig att anställda trivdes sämre och sökte nya arbeten i högre utsträckning. Inga aspekter av den fysiska eller psykosociala arbetsmiljön ansågs ha förbättrats efter övergången till ABW
2020 följde forskarna upp enkätundersökning med intervjuer. 11 forskare och 12 avdelnings- eller institutionschefer intervjuades. Det framkom att både chefer och medarbetare var missnöjda med den fysiska miljön vad det gällde bristande kontroll över ventilationen, ljus och temperatur.
De var också missnöjda med att de inte fått vara delaktiga i processen att omvandla arbetsmiljön till ABW. De ansåg vidare att ABW-miljön inte passade för den typen av arbete som bedrivs på ett universitet där mycket arbete kräver koncentration och avskildhet. Därför valde de att arbeta mer hemma. När de stannade hemma minskade den sociala gemenskapen och det skickades mer mail, vilket gjorde dem stressade.
Nu är vi mitt i en pandemi och forskarna Muhonen och Berthelsen anser att vi behöver se över kontorslandskapen utifrån den erfarenheten vi redan har idag. Deras tips är:
Bättre ventilation
Ökad möjlighet till enskilda rum
Roterande kontorstider
Använda digitala arbetssätt när det är lämpligt
Genomföra lämpliga arbetsuppgifter utomhus
Säkerställa den sociala gemenskapen om vi arbetar mer hemifrån
Källor:
https://www.svd.se/okad-risk-med-oppna-kontorslandskap
https://www.su.se/forskning/kontorslandskap-hur-p%C3%A5verkar-det-oss-1.133026
Studien 2018:
Studien 2020: